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L'addetto alla reception o al front office è una persona che gestisce la reception di un'organizzazione. Accoglie i visitatori in un'azienda, in un hotel o in un ospedale e svolge mansioni amministrative.

Il lavoro di un receptionist è fondamentale in un'organizzazione. Per definizione, l'addetto alla reception è la prima persona che un visitatore incontra. È sua responsabilità fornire un servizio clienti di alto livello e fare una buona prima impressione. In altre parole, il receptionist è il volto dell'azienda.

Le nuove tendenze nel 2023

Dopo due anni dominati dal coronavirus, le offerte di lavoro per receptionist sono di nuovo in aumento. Le ultime tendenze stanno anche causando cambiamenti nella descrizione delle loro mansioni.

Si sta passando al modello di lavoro ibrido, Il fatto che i membri del personale lavorino sempre più a distanza ha comportato un cambiamento per gli addetti alla reception. Competenze come la comunicazione verbale, le competenze tecniche, l'ascolto e la capacità di risolvere i problemi sono oggi più importanti che mai.

Anche le dinamiche e il design dello spazio ufficio si stanno evolvendo per abbracciare modalità di lavoro creative e inventive. Con questo cambiamento, anche il ruolo degli addetti alla reception si evolve al di là delle loro mansioni abituali, e potrebbe comportare il coordinamento dell'uso di spazi di lavoro flessibili, la programmazione di riunioni collaborative e la gestione di nuovi strumenti digitali.

Alcuni compiti vengono già automatizzati man mano che l'ufficio si dirige verso il futuro, ma non bisogna temere che la tecnologia sostituisca completamente il lavoro del receptionist. Al contrario, questi strumenti consentono agli addetti alla reception di svolgere il proprio lavoro in modo più efficiente.

Il software di gestione dei visitatori, ad esempio, consente ai visitatori di registrarsi da soli, di stampare i badge per i visitatori e di archiviare automaticamente i dati necessari. In questo modo gli addetti alla reception hanno più tempo per concentrarsi sulle loro attività più importanti.

Gli addetti alla reception sono ancora il primo punto di contatto per i visitatori e i chiamanti, e assumono quindi un ruolo importante all'interno dell'azienda. Gli addetti alla reception saranno sempre necessari, ma il lavoro si evolve e così anche le competenze di cui un addetto alla reception ha bisogno.

Quali sono i compiti principali di un receptionist?

I compiti di un receptionist sono molto vari. Le responsabilità specifiche possono variare a seconda dell'organizzazione o del settore. Ecco alcuni dei compiti principali che la maggior parte degli addetti alla reception svolge quotidianamente:

• Accogliere e guidare i visitatori
• Controllare l'accesso dei visitatori
• Stampare i badge per i visitatori
• Rispondere e trasferire le telefonate
• Rispondere o inoltrare e-mail
• Fornire informazioni, di persona, per telefono o via e-mail
• Gestire richieste e reclami
• Ricevere, smistare, distribuire e inviare la corrispondenza
• Gestire le agende e pianificare le riunioni
• Mantenere in ordine l'area della reception
• Registrare e tenere traccia delle spese d'ufficio
• Ordinare le forniture per la reception
• Archiviare i documenti
• Prenotare voli e alloggi
• Coordinare eventi interni ed esterni

Gli addetti alla reception hanno molte responsabilità. L'automazione di alcune attività consente di liberare tempo per il loro lavoro più importante: dare ai visitatori un'accoglienza calorosa e garantire una prima impressione eccellente.

Un modo per farlo è lavorare con la registrazione digitale dei visitatori. I visitatori possono registrarsi su un tablet, mentre l'addetto alla reception può concentrarsi sull'accoglienza perfetta.

Quali sono le qualifiche richieste a un receptionist?

Il lavoro di receptionist non richiede un'istruzione o una formazione specifica, anche se i requisiti possono variare a seconda dell'azienda.

Educazione: Di solito è sufficiente un diploma di scuola superiore, ma alcune aziende si aspettano che gli addetti alla reception abbiano una laurea in comunicazione o gestione aziendale. Alcuni settori, come quello ospedaliero o legale, possono richiedere ulteriori diplomi.

Formazione: Nella maggior parte dei casi gli addetti alla reception vengono formati sul posto di lavoro. La formazione è incentrata sulle esigenze del settore o dell'azienda.

Esperienza: La conoscenza di programmi e software informatici, come Microsoft Office, è utile in quanto queste applicazioni sono utilizzate per molte attività di receptionist. La conoscenza dei sistemi telefonici è un plus. Inoltre, alcune aziende hanno requisiti specifici in base alle proprie esigenze, come l'esperienza con un sistema software specifico.

Cosa riserva il futuro al lavoro di receptionist?

Alcuni compiti vengono già automatizzati oggi, ma non bisogna temere che la tecnologia sostituisca completamente il lavoro di receptionist. Al contrario, questi strumenti consentono agli addetti alla reception di svolgere il proprio lavoro in modo più efficiente.

Il software di gestione dei visitatori, ad esempio, consente ai visitatori di registrarsi da soli, di stampare i badge per i visitatori e di archiviare automaticamente i dati necessari. In questo modo gli addetti alla reception hanno più tempo per concentrarsi sui loro compiti più importanti.

I receptionist sono ancora il primo punto di contatto per i visitatori e i chiamanti, e quindi assumono un ruolo importante all'interno dell'azienda. Gli addetti alla reception saranno sempre necessari, ma il lavoro si evolve e così anche le competenze di cui un addetto alla reception ha bisogno.

Un buon esempio è la tendenza al lavoro flessibile. Il fatto che i membri del personale lavorino sempre più a distanza ha comportato un cambiamento anche per gli addetti alla reception. Competenze come la comunicazione verbale e una voce chiara, una buona capacità di ascolto e di risoluzione dei problemi sono oggi più importanti che mai.

Come migliorare le competenze della receptionist

State cercando un lavoro come receptionist? Ci sono diverse cose che potete fare per migliorare le vostre capacità e diventare un ottimo receptionist.

1. Allena le tue capacità di comunicazione

Poiché la comunicazione è la chiave per una receptionist, è importante che tu alleni le tue capacità di comunicazione ogni volta che è possibile. Pratica le tue capacità di ascolto attivo al telefono, prestando attenzione a ciò che l'altra persona sta dicendo e riassumendo queste informazioni. Puoi anche esercitare la tua comunicazione durante le riunioni con gli altri.

2. Lavorare sulla professionalità

I receptionist devono mantenere la professionalità per tutto il giorno. Un buon modo per praticarla è comunicare allo stesso livello professionale con chiunque incontri. Per esempio, saluta il postino con la stessa cortesia di un dirigente della tua azienda.

3. Prendere appunti

Quando prendi appunti e documenti tutto, sarai meglio organizzato e più concentrato sui dettagli.

4. Lavorare sull'affidabilità

I receptionist dovrebbero essere sempre alla loro scrivania per accogliere i clienti, rispondere alle telefonate e svolgere altri compiti. Fai dell'affidabilità una priorità assicurandoti di essere sempre disponibile per aiutare.

5. Adattarsi e imparare

I luoghi di lavoro cambiano e si trasformano costantemente per adattarsi alle nuove normative e tendenze. Questi cambiamenti richiedono che i receptionist si adattino a nuove modalità di lavoro, integrando gli strumenti digitali con la presenza fisica per mantenere un tocco personale e una connessione.